Come Autorizzare l’Utilizzo di un’Auto Aziendale

Affidare un’auto aziendale a un dipendente non è un semplice gesto di cortesia: implica responsabilità economiche, civili e penali che ricadono tanto sull’azienda quanto sul conducente. Un’autorizzazione scritta serve a definire con chiarezza chi può utilizzare il veicolo, per quali finalità, con quali limiti di chilometraggio e a quali condizioni di restituzione. Stabilire a monte procedure e criteri riduce il rischio di sinistri non coperti, contestazioni fiscali sul fringe benefit e controversie disciplinari legate a comportamenti scorretti su strada.

Normativa di riferimento e quadro fiscale

In Italia la concessione di un mezzo aziendale ruota attorno a tre pilastri normativi: il Codice della Strada (artt. 93-94 sul titolo di possesso e art. 117 sulla responsabilità solidale del proprietario), il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (art. 51, comma 4) che disciplina la tassazione del benefit in uso promiscuo, e il D.Lgs. 81/2008 in materia di sicurezza sul lavoro, che impone al datore di lavoro di dotare il dipendente di veicoli “sicuri e conformi”. Negli ultimi anni l’Agenzia delle Entrate ha aggiornato le aliquote di calcolo del fringe benefit secondo le soglie di emissioni CO₂: un’autorizzazione ben redatta deve quindi citare il valore convenzionale su cui verrà calcolata l’imponibilità, così da evitare rettifiche future.

Uso promiscuo o strumentale: la distinzione decisiva

Prima di compilare qualsiasi modulo occorre stabilire se il veicolo verrà adoperato solo per l’attività lavorativa (uso “strumentale”) o anche per esigenze private (uso “promiscuo”). Nel primo caso l’auto resta in azienda fuori dagli orari di servizio, i costi sono deducibili al 100 % e il dipendente non matura alcun fringe benefit. Nel secondo, il veicolo può essere parcheggiato a casa del dipendente e utilizzato nei weekend: la quota di beneficio in natura è determinata con il criterio del 30 % del costo chilometrico ACI calcolato su 15 000 km annui. Specificare la categoria sin dall’inizio consente di impostare correttamente budget, polizze assicurative e trattenute in busta paga.

Prerequisiti del conducente

L’autorizzazione viene concessa solo a chi possiede una patente in corso di validità e adeguata alla categoria del veicolo (B per auto fino a 3,5 t; C o D per veicoli speciali o minibus). L’azienda ha l’obbligo di verificare periodicamente lo stato della patente, annotando eventuali sospensioni o decurtazioni di punti. È prassi richiedere un’autocertificazione sul possesso di requisiti psico-fisici e, in taluni settori (farmaceutico, oil & gas, trasporti di valori), sottoporre il personale a corsi di guida sicura o test antidroga, con modalità compatibili con la normativa sulla privacy.

Flusso di autorizzazione interno

Il processo inizia con la richiesta formale del dipendente o del suo responsabile di linea. Il modulo di richiesta dovrebbe includere: motivazione, durata dell’assegnazione, itinerari abituali, stima dei chilometri mensili e necessità di eventuali accessori (telepass, fuel card, catene). Una volta ricevuto il modulo, l’ufficio fleet management o l’HR verifica parco auto disponibile, costi stimati, limiti di budget e posizioni assicurative. Se la richiesta è conforme, si procede alla redazione della «Lettera di assegnazione»—un documento firmato da azienda e dipendente che riepiloga termini e condizioni. L’originale resta agli atti; una copia accompagna il libretto del veicolo.

Contenuto minimo della Lettera di assegnazione

Oltre a targa, modello, data di decorrenza e orario di riconsegna, la lettera dovrebbe prevedere: – campo d’uso (strumentale o promiscuo), – chilometraggio massimo annuale prima dell’addebito delle eccedenze, – obbligo di rispettare codice della strada e procedure aziendali su carburanti, lavaggi, manutenzione, – divieto di sub-concessione a terzi o trasporto di merci non aziendali, – clausola di corresponsabilità per multe, pedaggi evasi, danni per dolo o colpa grave, – policy di geolocalizzazione e tempi di conservazione dei dati se il veicolo è dotato di GPS.

Coperture assicurative e gestione sinistri

L’RC auto deve indicare «uso promiscuo» se il dipendente porta l’auto a casa. Per molti fleet manager è consigliabile una polizza kasko con franchigia ridotta e tutela legale, specialmente se il parco circola in aree urbane ad alto rischio di tamponamenti. La procedura in caso di incidente va descritta passo per passo: modulistica CAI da compilare, termine massimo per la consegna in azienda (di norma 24 h) e obbligo di fotografie dei danni prima di spostare il veicolo, così da facilitare la liquidazione. Una checklist di bordo aiuta il conducente a non dimenticare tali passaggi nei momenti di concitazione post-sinistro.

Gestione carburante, pedaggi e spese connesse

Molte aziende adottano fuel card collegate a piattaforme telematiche che registrano litri, importi e chilometri. In mancanza, si può optare per note spese digitali corredate da scontrino e foto del contachilometri. Il rimborso pedaggi avviene via rendicontazione telepass oppure tramite ricevute autostradali. Nella lettera di assegnazione va chiarito se eventuali differenze fra spesa reale e budget predefinito saranno trattenute in busta paga o compensate con straordinari di servizio.

Controlli periodici e revoca dell’autorizzazione

La conformità si mantiene con audit semestrali su chilometraggi, tagliandi e stile di guida (se è presente il monitoraggio telematico dei parametri harsh braking e over speed). Il mancato rispetto di una o più clausole (superamento eccessivo del limite chilometrico, ripetute infrazioni gravi, danni non denunciati) può far scattare la revoca immediata. Anche cambi di mansione o cessazione del rapporto di lavoro impongono la restituzione del mezzo e degli accessori, previa perizia sullo stato d’uso per eventuali addebiti.

Tutela della privacy nella geolocalizzazione

Se il veicolo monta un GPS, il datore di lavoro deve informare il dipendente, specificare finalità (sicurezza, logistica, controllo costi) e tempi di conservazione dei dati, nonché garantire l’accesso solo a personale autorizzato. Eventuali controlli individuali sul percorso vanno giustificati da fondati motivi (es. furto, incidente, investigazione interna su frodi) e registrati in apposito log di consultazioni.

Checklist di documenti da tenere a bordo

Libretto di circolazione, certificato assicurativo, copia della lettera di assegnazione o delega di guida, modulo CAI, numero di emergenza aziendale, registro manutenzioni e, se previsto, attestato di revisione del tachigrafo digitale per veicoli sopra le 3,5 t. Mantenere la cartellina aggiornata facilita i controlli delle forze dell’ordine e riduce i tempi di gestione di guasti o sinistri.

Conclusioni

Autorizzare l’utilizzo di un’auto aziendale non significa soltanto consegnare le chiavi: è un atto di governance che unisce compliance normativa, ottimizzazione fiscale e tutela patrimoniale. Una procedura chiara—dalla richiesta iniziale alla revoca—garantisce trasparenza tra le parti, riduce costi occulti di gestione e rafforza la cultura della sicurezza stradale in azienda. Con una lettera di assegnazione ben scritta, controlli periodici e una formazione puntuale dei conducenti, l’auto aziendale diventa strumento di lavoro efficiente e non fonte di sorprese.